Objetivo de la posición

Proporcionar apoyo directo a la Dirección General y Equipo Directivo y facilitando la organización el desarrollo de eventos de Dirección, coordinando las acciones recurrentes y las ocasionales correspondientes, mejorando la calidad y productividad de dichas acciones.

Responsabilidades:

• Gestionar la agenda diaria, semanal y mensual de Dirección General y del Equipo Directivo mediante atención telefónica o correo electrónico.
• Asegurar el buen desarrollo de las reuniones y comisiones de Dirección y Patronato mediante el envío de convocatorias de reunión, la gestión de las salas tanto en la oficina de AeA como en oficina externa, la recepción de asistentes, la gestión de viajes si fuese necesario, la preparación de presentaciones y la contratación de proveedores externos en los casos pertinentes.
• Coordinación de los viajes de Dirección General y Equipo Directivo.
• Coordinación de los eventos solicitados por Dirección: Gestión de espacios, envío de convocatorias de asistencia, contratación de proveedores en caso de ser necesario, apoyo y recepción a los asistentes y apoyo durante el evento.
• Gestión de las llamadas dirigidas a Dirección, derivándolas a la persona correspondiente.
• Gestión mensajería dirigida a Dirección, derivándola a la persona correspondiente.
• Realizar liquidaciones de gastos y presupuestos asociados a las actividades de Dirección asignadas.
• Realizar informes o actas de las reuniones en las que sea pertinente.
• Generar y actualizar de bases de datos de contactos y documentos institucionales.
• Identificar, negociar y coordinar el trabajo con proveedores corporativos además de ampliar y mantener actualizada la base de datos de dichos proveedores.

Condiciones de la oferta:

• Incorporación: Inmediata.
• Duración del contrato: Indefinido.
• Jornada: Completa (40hrs semanales).
• Horario: Apostamos por la conciliación entre la vida personal y la vida profesional por ello contamos con amplia flexibilidad horaria: Posibilidad de entrada/conexión desde las 7.30h hasta las 10h.
• Centro de Trabajo: Madrid *posibilidad de teletrabajo de acuerdo a la politica de Ayuda en Acción. (Poner el porcentaje de teletrabajo, mínimo 30%, máximo 60%)
• Remuneración/Salario acorde a la política retributiva de Ayuda en Acción.
• Sistema de Retribución Flexible.

Conocimientos y experiencia

Estudios de secretariado o similares.

Valorable: Master en Secretariado.

Mínimo 5 años de experiencia previa de trabajo en Secretariado de Dirección.

Valorable: Experiencia previa de trabajo con organizaciones de cooperación internacionales valorable.

Valorable: Experiencia previa de trabajo en entornos internacionales.

Valorable: Conocimientos o formación en Protocolo y Organización de Eventos.

Experiencia avanzada con Windows.

Execelentes dotes de comunicación y organización.

Idiomas

Inglés (avanzado) y francés (avanzado).

Valorable: Portugués (avanzado).

En todos los procesos de selección se tendrá en cuenta el criterio de NO discriminación por sexo, raza, color de piel, religión, ideas políticas, origen social, orientación sexual, edad, etc, proporcionando un proceso transparente y de igualdad de oportunidades para todxs lxs candidatxs, tal y como afirma nuestro Código de Conducta. “Tratando a todas las personas con respeto y rechazando cualquier tipo de acoso, discriminación, intimidación, explotación o cualquier otra actuación en contra de los Derechos Humanos.”

En Ayuda en Acción tenemos tolerancia cero con comportamientos relacionados con explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual, por ello nos comprometemos de acuerdo con nuestra Política de Protección de la Infancia, a realizar una serie de comprobaciones previas a la contratación a través de la solicitud de información a los/as anteriores/as empleadores/as mediante el Plan de Divulgación de Conductas Indebidas entre Agencias de Respuesta Humanitaria (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) en el caso de que dichos/as empleadores/as estén adheridos a esta plataforma. Por ello al presentar esta solicitud, el/la solicitante de empleo acepta y autoriza la realización de estas comprobaciones para continuar en el proceso de selección.

Adicionalmente será obligatorio presentar “La Certificación Negativa del Registro Central de delincuentes sexuales“ de forma previa a la incorporación.